Quando falamos em organização de festas e eventos precisamos dar uma atenção especial a gestão de fornecedores. Muitas vezes esse tema passa batido entre os organizadores de eventos. Algumas empresas não pensam efetivamente na relação com seus fornecedores.
E isso prejudica de alguma forma o desempenho e os resultados da empresa do ramo. Há também os gestores que pensam na boa relação com fornecedores como algo irrelevante ou estritamente comercial.
Porém, esse tema é bem mais amplo. Obviamente o centro de tudo é a questão comercial e financeira. Mas, nesse caso, temos outras nuances que podem contribuir para a gestão de fornecedores.
Por exemplo, a relação entre parceiros comerciais vai muito além da parte financeira. Ela também envolve confiança e troca de experiências no respectivo segmento.
Nesse sentido, hoje vamos te mostrar como melhorar o relacionamento da sua empresa de eventos com fornecedores da área. Veja ainda a importância dessa relação e estratégias eficientes para transformar a forma como sua empresa faz esse tipo de gestão.
A importância do relacionamento e gestão de fornecedores no setor de festas e eventos
O relacionamento com fornecedores nesse setor é de suma importância para o sucesso do negócio. E o êxito de uma empresa de festas e eventos é medido justamente pela qualidade dos eventos organizados.
Assim, a gestão de fornecedores vai contribuir diretamente para a qualidade dos serviços prestados. Isso influencia na relação da empresa com seus clientes. Veja abaixo alguns pontos de destaque que exemplificam essa importância:
- Acesso a melhores produtos e preços: quanto melhor for a relação com fornecedores, maiores as chances de você ter acesso a produtos de extrema qualidade. E por preços mais em conta. E isso pode ser resumido com uma palavra: confiança. Um fornecedor com confiança na sua empresa não vai medir esforços para disponibilizar o que há de melhor e pelo menos preço possível;
- Prioridade nos lançamentos: sempre quando há algum lançamento em produtos dessa área, os fornecedores buscam parceiros sólidos para apresentar as novidades antes que o produto chegue no público geral;
- Busca por soluções: o fornecedor também não medirá esforços para buscar soluções para seu cliente. Ele sabe que ele está empenhado em oferecer um serviço de qualidade por meio de gestão responsável;
- Troca de informações: a boa relação entre fornecedores é importante. Ela permite uma troca sincera e eficiente de informações sobre esse segmento que muda ano a ano;
- Assistência em situações que não estavam previstas: por fim, quando algo der errado, você sempre poderá contar com a ajuda dos seus fornecedores de confiança.
Erros comuns que prejudicam esse relacionamento
Ao longo da jornada de uma empresa organizadora de festas e eventos, alguns erros podem ser cometidos. E isso é comum, principalmente até a empresa adquirir uma experiência relevante na área.
No caso da gestão de fornecedores, também é muito comum a insistência em alguns equívocos. Vamos ver quais são eles:
- Falta de comunicação: o principal erro que prejudica o relacionamento com fornecedores é a falta de comunicação. Aliás, esse erro prejudica toda a organização do evento. Entregas erradas ou fora do prazo são problemas comuns relacionados a falta de comunicação. Mas o principal ponto negativo fica por conta de outro fator. Falhas na comunicação diminuem, por exemplo, a confiança entre empresa e fornecedor;
- Falta de organização: a organização é algo crucial em uma empresa de festas e eventos. No caso da relação com fornecedores, ela também é de suma importância para o sucesso das negociações. Por exemplo, uma empresa desorganizada não vai conseguir atender o fornecedor de forma satisfatória. Por outro lado, um parceiro que não preza pela organização também não vai conseguir oferecer os melhores serviços;
- Negligências no relacionamento: mesmo sendo um relacionamento focado na parte comercial, a gestão de fornecedores precisa ser construída e mantida com o passar do tempo. A empresa precisa estabelecer uma relação mais próxima e duradoura;
- Ausência de equipe especializada: muitas empresas designam profissionais não qualificados para a gestão de fornecedores. Isso é um erro! Esse tipo de gestão não pode ser colocado de lado ou desvalorizado. Os fornecedores também são parte importante do negócio.
Agora você já sabe a importância da gestão de fornecedores e os erros mais comuns nesse segmento. Então vamos ver algumas estratégias para melhorar esse relacionamento.
Selecione os melhores fornecedores
O relacionamento com fornecedores precisa ser uma estrada de mão dupla. Ou seja, não basta a sua empresa se dedicar, enquanto o fornecedor não se esforça para aprimorar a relação comercial.
Por isso, a primeira estratégia é escolher bem seus fornecedores. Estabeleça critérios rigorosos de acordo com as suas prioridades. Por exemplo, o que você mais valoriza em uma relação comercial? Prazos? Atendimento? Preços?
Fazendo essa triagem previamente, você já elimina aqueles fornecedores que deixam a desejar nos quesitos mais valorizados da sua empresa. Assim, a incidência de erros diminui e a empresa contará com fornecedores mais confiáveis.
Organize seus pedidos
Quer saber como arruinar a relação com fornecedores? Faça pedidos em cima da hora, com prazos curtos e exija agilidade do fornecedor! Essa atitude infelizmente é comum em empresas do ramo. Na prática, algumas empresas não se organizam, fazem pedidos com prazo curtíssimo e mandam o seguinte recado para o fornecedor: “vocês vão ter que dar um jeito para nos atender”.
Essa atitude é muito ruim para ambos! O fornecedor pode até atender a empresa, mas o serviço não será o melhor possível. Além disso, essa falta de organização prejudica o evento e as demais atividades da empresa.
Então, nesse caso, a solução é organizar seus pedidos para fazê-los com antecedência. Dê tempo necessário para os fornecedores. Assim, eles conseguirão oferecer os melhores serviços e isso vai contribuir para a relação com a empresa.
Claro que, em situações esporádicas, talvez apareça algum imprevisto que vai exigir flexibilização de ambos os lados. Nesse caso, o histórico da relação comercial será levado em conta e pode fazer toda a diferença em momentos complicados.
Conheça a forma de trabalho de cada parceiro para gestão de fornecedores
Cada fornecedor terá uma filosofia de atuação. Não há um padrão para todos e tudo depende de cada empresa. Assim, você precisa conhecer as características de cada parceiro. Por exemplo, saiba quais as condições de pagamentos e prazos de cada fornecedor. E sempre cumpra com aquilo que foi acertado no contrato.
Valorize o fornecedor
O fornecedor deve ser tratado como um parceiro importante para a empresa. Por isso ele tem que ser valorizado. Atitudes simples farão toda a diferença para melhorar a relação com os parceiros.
Por exemplo, em datas comemorativas como Natal e Páscoa, sua empresa costuma distribuir brindes para os parceiros comerciais? Essa é uma ótima ideia para estreitar os laços e mostrar que você valoriza o parceiro.
Invista em um software de gestão
A gestão de fornecedores envolve muita dedicação e organização. Para empresas de festas e eventos, a melhor forma de otimizar processos e melhorar as relações comerciais é contando com o auxílio de ferramentas específicas.
Por isso a Buffet Mais pode te ajudar nesse quesito. Oferecemos um sistema de gestão completo para empresas desse segmento.
Assim você poderá organizar melhor os processos da empresa e otimizar a relação com seus fornecedores. E tudo em um único espaço, dinâmico e fácil de usar. Então, entre em contato conosco e conheça mais sobre o sistema da Buffet Mais.